Carrotz Dokumentasjon

Forsiden — din oversikt

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Forsiden — din oversikt#

Menyvei: Appen: Hjem · PC: Oversikt

Forsiden er startpunktet. Den gir en rask oversikt over det som er viktig akkurat nå, slik at du vet hva som haster før du går ut.

Som feltbruker jobber du mest i appen. Denne siden beskriver appen først, og nevner PC-versjonen der den er annerledes.

I appen#

Forsiden i mobilappen med snarveier og tellere

Du ser:

Hva er Carrotz?

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Hva er Carrotz?#

Carrotz er et system for vedlikehold, dokumentasjon, risiko og compliance. Det brukes til å planlegge arbeid, utføre og dokumentere det, og å kunne vise i ettertid hva som ble gjort, av hvem og når.

Begrepene du møter overalt#

Disse går igjen i hele systemet. Har du dem inne, gir resten av dokumentasjonen mye mer mening.

Begrep	Hva det er
Lokasjon	Hvor arbeidet er. Bygg, anlegg, teknisk rom, pumpestasjon. Organiseres i et hierarki som speiler anlegget.
Objekt	Hva det gjelder. Pumpe, motor, kjøretøy, ventil, heis, kompressor eller bygning. Kan ha underkomponenter.
Arbeidsordre	Selve jobben som skal planlegges, utføres og dokumenteres. Forkortes ofte AO.
Arbeidstype	Hvorfor jobben finnes: forebyggende, korrektiv, internkontroll, tilstandskontroll eller engangsjobb.
Oppgave	En enkelt jobb inne i en arbeidsordre, knyttet til ett objekt eller én lokasjon. En arbeidsordre kan ha flere.
Underpunkt	De enkelte punktene i en sjekkliste-oppgave. En oppgave kan ha mange.
Sjekkliste	Faste punkter som skal gjennomgås på samme måte hver gang arbeidet utføres.
Vedlikeholdsplan	Regelen som får Carrotz til å opprette arbeidsordre automatisk — fast intervall eller basert på måleravlesning.
Målepunkt	En verdi som registreres på utstyr: temperatur, driftstimer, trykk, antall sykluser, kilometerstand. Kan settes opp til å utløse en arbeidsordre når en grense nås.
Sak / avvik	En hendelse eller et behov som må følges opp: regelbrudd, teknisk feil, HMS-hendelse, forbedringsforslag.
SJA	Sikker Jobb Analyse — vurdering av risiko ved en konkret jobb, før den utføres.
Disiplin	Fagområde. Brukes til å tildele arbeid og til å styre hvem som må signere dokumenter. En bruker har én hoveddisiplin og kan knyttes til inntil fire til — fem til sammen.
Avdeling	Skiller data mellom deler av virksomheten.

Hvordan det henger sammen#

Den vanligste kjeden gjennom systemet ser slik ut:

Lokasjoner

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Lokasjoner#

Menyvei: Vedlikehold > Lokasjoner

Lokasjoner beskriver hvor utstyr og arbeid befinner seg. De er fundamentet i strukturen — alt annet henger på dem.

Hva en lokasjon er#

En lokasjon er et sted i anlegget ditt, organisert i et hierarki:

Anlegg 1 ← nivå 1
└── Bygg A ← nivå 2
 └── Teknisk rom ← nivå 3

Alle eksempler i denne dokumentasjonen er oppdiktede. «Anlegg 1», «P-102 Matepumpe» og lignende er illustrasjoner, ikke ekte anlegg.

Finne arbeidsordre

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Finne arbeidsordre#

Menyvei: Appen: Arbeidsordre · PC: Arbeidsordrer

En arbeidsordre (AO) er selve jobben som skal gjøres. Før du kan utføre den, må du finne den.

I appen#

Trykk Arbeidsordre i menyen nederst. Lista er allerede sortert for deg — den er gruppert etter hvor det haster:

Forfalte (med antall)
Frist i dag
Videre framover

Du slipper å sortere eller filtrere selv. Det som haster ligger øverst.

Arbeidsordrelista i appen, gruppert etter frist

Hver rad viser tittel, arbeidsordrenummer, frist og status. Trykk på raden for å åpne jobben i full skjerm.

Objekter

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Objekter#

Menyvei: Vedlikehold > Objekter

Et objekt er utstyr, maskiner, komponenter eller andre eiendeler som skal følges opp. Det er dette vedlikeholdet faktisk handler om.

Eksempler: pumpe, motor, kjøretøy, ventil, heis, kompressor, bygning.

Hva du kan registrere#

Felt	Hva det brukes til
Navn	Det utstyret kalles i praksis
Objekttype	Kategorisering — brukes til filtrering og rapportering
Lokasjon	Hvor objektet står
Bilde	Gjør gjenkjenning i felt mye enklere
Beskrivelse	Utfyllende informasjon
Serienummer	Identifikasjon mot leverandør og dokumentasjon
Leverandør	Hvem som leverte det
Kritikalitet	Hvor viktig objektet er — grunnlag for prioritering

Objektkortet med felter, bilde og tilknyttet historikk

Hierarki: hovedobjekt og underkomponenter#

Objekter kan bygges i hierarki:

Web og mobil

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Web og mobil#

Carrotz brukes både på PC i nettleser og som app på mobil. De to er ikke to versjoner av det samme — de dekker ulike deler av jobben, og noe kan bare gjøres på PC.

💻 PC-versjon#

Brukes av planleggere og administratorer.

Alt oppsett, planlegging, rapportering og administrasjon.
📱 Mobilapp#

Brukes i felt, mens arbeidet pågår.

Utførende arbeid: arbeidsordre, sjekkpunkter, bilder, avvik og timer.

Mobilappen installeres fra nettleseren, ikke fra App Store. Se Installere appen på mobil.

Installere appen på mobil

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Installere appen på mobil#

Carrotz-appen lastes ikke ned fra App Store eller Google Play. Du legger den til fra nettleseren, og etterpå ligger den som et vanlig app-ikon på hjem-skjermen din.

Det tar under ett minutt.

Bruk Safari hvis du har iPhone eller iPad, og Chrome hvis du har Android. Andre nettlesere kan mangle muligheten til å legge til på hjem-skjermen.

Steg for steg#

iPhone og iPad (Safari)#

Åpne app.carrotz.no#

Skriv inn adressen app.carrotz.no i Safari. Er du på mobil, sendes du videre til mobilversjonen på app.carrotz.no/app.

Sjekklister

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Sjekklister og sjekkpunkter#

Menyvei: Vedlikehold > Vedlikeholdsplaner > Sjekklister

Sjekklister standardiserer arbeid som skal utføres på samme måte hver gang. De er forskjellen mellom «noen så på det» og «disse tolv punktene ble kontrollert».

Hvordan sjekklister henger sammen med arbeidsordre#

En sjekkliste festes ikke direkte på arbeidsordren. Den knyttes til en oppgave, og oppgaven hører til arbeidsordren:

Arbeidsordre
└── Oppgave ── med sjekkliste knyttet til
 ├── Underpunkt 1
 ├── Underpunkt 2
 └── …

Det betyr at én arbeidsordre kan ha flere sjekklister — én per oppgave — og at hver oppgave er knyttet til sitt eget objekt eller sin egen lokasjon. En arbeidsordre for daglig kontroll kan for eksempel ha én måleravlesning på en maskin og én sjekkliste på en heis.

Utføre arbeidsordre

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Utføre arbeidsordre#

Menyvei: Appen: Arbeidsordre · PC: Arbeidsordrer > klikk på raden

Dette er kjernen i feltarbeidet: gjennomføre jobben og dokumentere den mens du står i den.

Slik åpner du en arbeidsordre#

I appen: trykk på arbeidsordren i lista, så åpnes den i full skjerm. Dette er måten du jobber på i felt.

Arbeidsordren åpnet i appen, med oppgaver og fremdrift

På PC: klikk på selve raden i lista. Arbeidsordren glir ut i et felt på høyre side, mens lista blir liggende bak — praktisk når du skal gjennom mange etter hverandre.

Opprette engangsjobb

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Opprette engangsjobb#

Menyvei: Appen: + i bunnmenyen · PC: Oversikt > + eller Arbeidsordrer > +

En engangsjobb er en arbeidsordre du oppretter selv, for noe som skal gjøres én gang — ikke noe som kommer fra en vedlikeholdsplan.

Typisk står du ute og oppdager noe: en del må byttes, noe må etterstrammes, en muntlig bestilling må bli en jobb. Da oppretter du den der du står, på mobilen.

Slik gjør du det i appen#

Trykk + nederst#

Den grønne + ligger nede til høyre, tilgjengelig fra hvor som helst i appen. Du får tre valg:

Tilgang og roller

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Tilgang og roller#

To kolleger kan logge inn i samme Carrotz og se helt forskjellige menyer. Det er ikke en feil — det er tilgangsstyringen som virker.

Få tilgang første gang#

Er virksomheten din ny i Carrotz? Ta kontakt med Carrotz for å få opprettet den første brukeren.

Skal du inn i en virksomhet som allerede bruker Carrotz? Administratoren din inviterer deg — invitasjonen sendes fra admin-siden i PC-versjonen. Du trenger altså ikke opprette bruker selv.

Vedlikeholdsplaner

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Vedlikeholdsplaner#

Menyvei: Vedlikehold > Vedlikeholdsplaner

Vedlikeholdsplaner er automatikken i Carrotz: de gjør at arbeidsordre opprettes av seg selv, etter reglene du setter. Dette er der systemet begynner å jobbe for deg.

Tre måter å utløse arbeid på#

📅 Kalenderstyrt#

Arbeidsordre opprettes på fast intervall.

Daglig kontroll, ukentlig vedlikehold, månedlig service, årlig inspeksjon.
📊 Målerstyrt#

Arbeidsordre opprettes når en definert verdi nås.

Driftstimer, kilometerstand, antall sykluser.

I skjemaet heter valgene Fast intervall, Måleravlesning og Manuell. Den siste oppretter ikke arbeidsordre av seg selv — planen ligger klar, og arbeidsordren opprettes når noen ber om det. Nyttig for arbeid som gjentar seg, men uten fast rytme.

Avvik og saker

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Avvik og saker#

Menyvei: Appen: Saker eller + · PC: Saker — eller fra en åpen arbeidsordre

Saker brukes til å registrere og følge opp hendelser og behov. Et avvik er en type sak: noe som ikke er som det skal.

Dette er kanskje det viktigste du gjør som feltbruker. Det du melder fra om, er det virksomheten faktisk får rettet.

Sakstyper#

Det finnes elleve sakstyper. Velg den som passer best — lista er fast, og virksomheten kan ikke opprette egne typer.

Målepunkter og triggere

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Målepunkter og triggere#

Menyvei: Vedlikehold > Målepunkt

Målepunkter brukes til å registrere verdier på utstyr. Kombinert med triggere er de veien fra kalenderstyrt til tilstandsbasert vedlikehold.

Hva et målepunkt er#

En verdi som følges over tid på et objekt:

Temperatur
Driftstimer
Trykk
Antall sykluser
Kilometerstand

Oppsett av målepunkt på et objekt

Oversikten viser hvert målepunkt med siste registrerte verdi, hvem som registrerte den og når — pluss en graf over utviklingen rett i lista. Det gjør det raskt å se om en verdi er på vei i feil retning, uten å åpne noe.

Appen i felt

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Appen i felt#

Menyvei: Mobilappen

Mobilappen er laget for arbeid ute i felt. Den dekker det du trenger mens jobben pågår.

Appen installeres fra nettleseren, ikke fra App Store eller Google Play. Se Installere appen på mobil.

Hva du gjør i appen#

Åpne arbeidsordre og se oppgavene som hører til
Gjennomfør sjekkpunkter og dokumenter med bilde
Last opp dokumentasjon — bilder og filer fra felt
Skriv kommentarer underveis
Registrer avvik når du oppdager noe
Før timer på jobben
Åpne dokumenter — instrukser, prosedyrer, FDV
Signer dokumenter når signeringsfunksjonen er tilgjengelig i mobilflyten
Gjennomfør SJA når jobben krever det

Arbeidsordre åpnet i mobilappen

Forsiden i mobilappen med snarveier og avdelingsvalg

Arbeidsordrene er gruppert etter hastverk#

Lista deler seg i Forfalte, Frist i dag og videre framover, med antall i hver gruppe. Du slipper å sortere selv — det som haster ligger øverst.

Brukere og tilganger

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Brukere, tilganger, avdelinger og disipliner#

Menyvei: Vis flere > Virksomhet og brukere

Denne delen brukes hovedsakelig av administratorer. Den avgjør hvem som ser hva — og dermed hvor ryddig systemet oppleves for alle andre.

Alt oppsett av brukere, tilganger og selskapsinnstillinger gjøres i PC-versjonen. Det er ikke tilgjengelig i mobilappen.

Roller#

Carrotz har tre brukertyper:

Brukertype	Hva den innebærer
Admin	Kan sette opp systemet og styre andre brukeres tilganger
Superbruker	Utvidede rettigheter, men ikke full administrasjon
Vanlig bruker	Har nøyaktig de tilgangene administratoren har gitt

I brukerlista vises rollen i Type-kolonnen, sammen med hvor mange tilganger brukeren har (for eksempel «38 stk»), hvilken disiplin og hvilken avdeling hen tilhører.

God praksis

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

God praksis#

Presise registreringer gir bedre historikk, enklere rapportering og bedre vedlikehold over tid. Her er vanene som gir mest igjen.

De fire grunnreglene#

1. Registrer hva som skal gjøres, hvor, på hvilket objekt og hvem som er ansvarlig. Uten objekt og lokasjon havner arbeidet utenfor historikken der noen kommer til å lete etter det.

2. Dokumenter faktisk arbeid. Kommentarer, bilder, avvik, timer og materiell. Ikke bare at jobben er gjort, men hva som ble gjort.

SJA og risikoanalyse

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

SJA og risikoanalyse#

Menyvei: Vis flere > HMS/SJA

To beslektede, men ulike verktøy: risikoanalyse vurderer risiko på et overordnet, strukturert nivå, mens SJA vurderer risikoen ved én konkret jobb rett før den utføres.

Risikoanalyse#

Menyvei: Vis flere > Risikoanalyse

Risikoanalyse brukes for å identifisere, vurdere og følge opp risiko på en strukturert måte.

Den kan brukes ved:

Risikofylt arbeid
Utstyr og anlegg
Områder
Prosesser
Endringer

Kjeden fra fare til restrisiko#

Fare → Årsak → Hendelse → Konsekvens → Barrierer → Tiltak → Restrisiko

For hvert ledd beskriver du:

Dokumenter og signering

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Dokumenter og signering#

Menyvei: Vis flere > Dokumenter

Dokumentmodulen fungerer som virksomhetens dokumentarkiv, og signeringsfunksjonen brukes til intern kontroll og compliance.

Dokumentarkivet#

Her lagres:

FDV-dokumentasjon
Prosedyrer
Instrukser
Manualer
HMS-dokumenter
Bilder og filer — PDF, Word, Excel

Organisering#

Innhold kan organiseres i private mapper og fellesmapper, avhengig av hvem som skal ha tilgang.

Dokumentarkivet med mappestruktur

Tilgang fra mobil#

På mobil kan brukeren åpne dokumenter og laste opp bilder eller filer fra felt. Det betyr at prosedyren er tilgjengelig der arbeidet gjøres — ikke bare på kontoret.

Stemple inn og ut

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Stemple inn og ut#

Dette er en tilleggsmodul. De fleste virksomheter bruker den ikke. Ser du ingen «Stemple inn»-knapp, er modulen ikke aktivert hos dere — og da er resten av denne siden ikke relevant for deg.

Bruker virksomheten inn- og utstempling, registrerer du at arbeidsdagen begynner og slutter.

Slik gjør du det#

Knappen Stemple inn ligger øverst på forsiden — både i appen og i PC-versjonen. Trykk på den når du begynner, og stemple ut når du er ferdig.

Planlegging, prosjekt og timer

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Planlegging, prosjekt og timeføring#

Verktøyene for planleggere, arbeidsledere og prosjektansvarlige: fordele arbeidet, følge prosjektene og få timene registrert.

Planleggeren#

Menyvei: Appen: Planlegger på hovedskjermen

Planleggeren brukes av arbeidsledere og planleggere til å fordele arbeid. Den ligger som snarvei på hovedskjermen i appen.

Planleggeren i appen

Her ser du arbeidet fordelt over tid, og kan flytte jobber mellom personer og dager. Det er her du oppdager om arbeidsmengden er realistisk — er én uke overfylt og den neste tom, er det synlig med en gang.

Rapporter og statistikk

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Rapporter og statistikk#

Menyvei: Vis flere > Rapporter / Statistikk

Rapporter dokumenterer utført arbeid. Statistikk gir innsikt i drift og vedlikehold. Sammen er de veien fra historikk til innsikt.

Rapporter#

Arbeidsordrerapporter kan filtreres på:

Arbeidstype
Lokasjon
År, måned eller periode

Rapporter kan inkludere bilder, og brukes til:

Dokumentasjon — hva som faktisk ble gjort
Revisjon — dokumentert etterlevelse ved tilsyn
Kundeoppfølging — vise hva som er levert

Rapportoppsett med filtre på periode og lokasjon

Rapportoversikten med rapporttype og status

Skjermbilde mangler Ferdig arbeidsordrerapport med bilder docs/static/img/admin/rapport-eksempel.png

Bilder i rapporten er ofte det som gjør størst inntrykk ved tilsyn og i kundedialog. Det er også den beste grunnen til å insistere på at feltbrukerne fotograferer underveis.

Carrotz Dokumentasjon

Forsiden — din oversikt

Forsiden — din oversikt#

I appen#

Hva er Carrotz?

Hva er Carrotz?#

Begrepene du møter overalt#

Hvordan det henger sammen#

Lokasjoner

Lokasjoner#

Hva en lokasjon er#

Finne arbeidsordre

Finne arbeidsordre#

I appen#

Objekter

Objekter#

Hva du kan registrere#

Hierarki: hovedobjekt og underkomponenter#

Web og mobil

Web og mobil#

💻 PC-versjon#

📱 Mobilapp#

Installere appen på mobil

Installere appen på mobil#

Steg for steg#

iPhone og iPad (Safari)#

Åpne app.carrotz.no#

Sjekklister

Sjekklister og sjekkpunkter#

Hvordan sjekklister henger sammen med arbeidsordre#

Utføre arbeidsordre

Utføre arbeidsordre#

Slik åpner du en arbeidsordre#

Opprette engangsjobb

Opprette engangsjobb#

Slik gjør du det i appen#

Trykk + nederst#

Tilgang og roller

Tilgang og roller#

Få tilgang første gang#

Vedlikeholdsplaner

Vedlikeholdsplaner#

Tre måter å utløse arbeid på#

📅 Kalenderstyrt#

📊 Målerstyrt#

Avvik og saker

Avvik og saker#

Sakstyper#

Målepunkter og triggere

Målepunkter og triggere#

Hva et målepunkt er#

Appen i felt

Appen i felt#

Hva du gjør i appen#

Arbeidsordrene er gruppert etter hastverk#

Brukere og tilganger

Brukere, tilganger, avdelinger og disipliner#

Roller#

God praksis

God praksis#

De fire grunnreglene#

SJA og risikoanalyse

SJA og risikoanalyse#

Risikoanalyse#

Kjeden fra fare til restrisiko#

Dokumenter og signering

Dokumenter og signering#

Dokumentarkivet#

Organisering#

Tilgang fra mobil#

Stemple inn og ut

Stemple inn og ut#

Slik gjør du det#

Planlegging, prosjekt og timer

Planlegging, prosjekt og timeføring#

Planleggeren#

Rapporter og statistikk

Rapporter og statistikk#

Rapporter#