Avvik og saker#
Saker brukes til å registrere og følge opp hendelser og behov. Et avvik er en type sak: noe som ikke er som det skal.
Dette er kanskje det viktigste du gjør som feltbruker. Det du melder fra om, er det virksomheten faktisk får rettet.
Sakstyper#
Det finnes elleve sakstyper. Velg den som passer best — lista er fast, og virksomheten kan ikke opprette egne typer.
| Sakstype | Brukes til |
|---|---|
| Generell | Saker som ikke passer i de andre kategoriene |
| Avvik / Regelbrudd | Noe er ikke i tråd med krav eller prosedyre |
| Teknisk feil | Utstyr virker ikke som det skal |
| HMS | Forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet |
| Uønsket hendelse | Noe skjedde som ikke skulle skjedd, uten personskade |
| Personskade | Skade på person |
| Alvorlig ulykke | Alvorlig hendelse med betydelig konsekvens |
| Forbedring | Noe kan gjøres bedre |
| Bestilling | Noe må skaffes |
| IT | Problem med systemer |
| Logg | Loggføring av noe som skal dokumenteres |
Er du i tvil mellom to typer, velg den som best beskriver hva som skjedde — ikke hva du tror løsningen er. En lekkasje er en teknisk feil selv om løsningen er en bestilling av ny pakning.
Slik registrerer du i appen#
Du står som regel foran problemet når du oppdager det. Registrer det der og da — på mobilen, med kameraet i samme hånd.
Åpne ny sak#
Trykk den grønne + nede til høyre og velg Opprett sak — eller gå via Saker i bunnmenyen. Står du allerede i en arbeidsordre, kan du registrere saken direkte derfra, så henger de sammen.
Beskriv hva som har skjedd#
- Tittel — kort oppsummering
- Sakstype — hvilken av de elleve kategoriene over
- Beskrivelse — hva du observerte
- Lokasjon og objekt — hvor og hva det gjelder
- Prioritet — hvor alvorlig det er
- Frist og saks-eier — hvis du vet det
- Følgere — kolleger som skal holdes orientert
Ta bildet før du rører noe#
Dette er hele poenget med å registrere fra mobil. Et bilde av tilstanden før utbedring kan ikke tas i etterkant.
Lagre#
Sakene dine finner du igjen under Saker i bunnmenyen. Hver rad viser tittel, saksnummer, sakstype, frist og status.
På PC vises det samme som en tabell med egne kolonner.
Saksflyten#
Åpen → Under behandling → Sluttført
↓
AvbruttEn sak kan også avbrytes hvis den ikke skal følges opp videre — for eksempel hvis den viser seg å være en dublett, eller forholdet er løst på annen måte.
Underveis dokumenterer journalen endringer og aktivitet, slik at det er sporbart hvem som gjorde hva og når.
Saker som mangler tiltak merkes i lista med «(mangler tiltak)». Det er systemets egen påminnelse om at saken er registrert, men at ingen ennå har bestemt hva som skal gjøres med den — den vanligste måten en sak blir liggende på.
Til saken kan det knyttes:
- Tiltak — hva som skal gjøres med det
- Kommentarer — dialog underveis
- Dokumentasjon — bilder og filer
- Arbeidsordre — når saken krever fysisk arbeid
Registrere avvik mens du er i en arbeidsordre#
Oppdager du noe under utførelse av en jobb, registrer det som en sak der og da — ikke vent til jobben er ferdig. Da får saken riktig kobling til lokasjon og objekt, og bakgrunnen blir dokumentert mens du husker den.
Saken vises senere under fanen Relaterte AO/Saker på arbeidsordren, slik at sammenhengen er synlig for den som følger opp.
Skriv beskrivelsen slik at noen som ikke var der forstår situasjonen. «Unormal lyd» sier lite. «Ulyd fra leie ved oppstart, forsvinner etter ca. 30 sekunder» sier hva som skal ses etter.
Ved gjentakende feil: meld fra om det. Dukker samme avvik opp flere ganger, bør vedlikeholdsplanen, sjekklisten, risikoanalysen eller instruksen oppdateres — og det oppdages bare hvis mønsteret er registrert.