Dokumenter og signering#

Menyvei: Vis flere > Dokumenter

Dokumentmodulen fungerer som virksomhetens dokumentarkiv, og signeringsfunksjonen brukes til intern kontroll og compliance.

Dokumentarkivet#

Her lagres:

FDV-dokumentasjon
Prosedyrer
Instrukser
Manualer
HMS-dokumenter
Bilder og filer — PDF, Word, Excel

Organisering#

Innhold kan organiseres i private mapper og fellesmapper, avhengig av hvem som skal ha tilgang.

Tilgang fra mobil#

På mobil kan brukeren åpne dokumenter og laste opp bilder eller filer fra felt. Det betyr at prosedyren er tilgjengelig der arbeidet gjøres — ikke bare på kontoret.

Dokumentsignering#

Menyvei: Vis flere > Dokumenter > aktuelt dokument

Carrotz kan brukes til å kreve signering av viktige dokumenter for intern kontroll og compliance.

Typiske dokumenter som gjøres signeringspliktige#

Arbeidsinstrukser
Prosedyrer
HMS-instrukser
Styrende dokumenter
Retningslinjer

Slik fungerer flyten#

Sett signeringskrav#

Signeringskrav kan tildeles konkrete brukere og/eller disipliner. Tildeles det en disiplin, gjelder kravet alle innen fagområdet.

Brukeren signerer#

Brukeren åpner dokumentet, leser det og signerer/kvitterer i Carrotz.

Administrator følger opp#

Administrator følger opp signeringsstatus der dette vises — hvem har signert, og hvem gjenstår.

Tildeling av signeringskrav til brukere og disipliner

Skjermbilde mangler Oppfølging av signeringsstatus docs/static/img/admin/signeringsstatus.png

Signeringsgrupper#

Signeringskrav organiseres i signeringsgrupper — en samling dokumenter som skal signeres av de samme personene. En gruppe kan for eksempel hete «Signering instrukser» og inneholde fire dokumenter.

Oversikten viser fremdriften som en brøk, for eksempel 4/7: fire av sju pålagte signaturer er på plass.

Signeringsgrupper med antall dokumenter og fremdrift

Det gjør oppfølgingen enklere enn å gå gjennom dokument for dokument — du ser med én gang hvilke grupper som ikke er i mål.

Når et signert dokument revideres#

Legger du ut en ny versjon av et dokument som har signeringskrav, må alle signere på nytt. Tidligere signaturer gjelder den forrige versjonen, ikke den nye.

Dette er riktig oppførsel for compliance — men det betyr at små rettelser i et mye brukt dokument utløser en full signeringsrunde. Samle gjerne opp mindre endringer til én revisjon framfor å publisere dem enkeltvis.

Avgrensning
Dokumentsignering i Carrotz skal ikke automatisk tolkes som en bestemt juridisk type elektronisk signatur. Signeringen er en dokumentert kvittering/signering i systemet. Eventuelle formelle krav til e-signatur må vurderes konkret.

Råd for bruk#

Ikke gjør alt signeringspliktig. Signering mister betydning hvis den blir rutine. Reserver den for dokumenter der det faktisk betyr noe at folk har lest og forstått.

Bruk disipliner der det passer. Skal alle elektrikere signere en ny elektroinstruks, er det enklere å tildele disiplinen enn å hake av tolv navn.

Følg opp status. Et signeringskrav ingen følger opp, er bare en liste. Verdien ligger i å se hvem som gjenstår.

Hold arkivet ryddig. Et dokumentarkiv der ingen finner fram, brukes ikke — og da leses ikke prosedyrene.